SURAT MENYURAT RESMI

SURAT MENYURAT RESMI

Albertus Purwaka

1.      Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi tertulis kepada pihka lain (Sumantri, 1976:11). Pernyataan atau informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan, laporan, dll.

Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat percakapan atau sarana konunikasi tertulis paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Surat sering dipakai oleh masyarakat baik antarpribadi, antarlembaga, ataupun antarpribadi dan lembaga. Surat mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, suatu bukti nyata yang sah, ”hitam di atas putih”.

Surat dapat mencerminkan corak, keadaan, mentalitas, dan nilai pejabat/ instansi yang bersangkutan. Oleh sebab itu, dalam menyusun surat hendaknya selalu berhati-hati dan berpikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagai duta organisasi.

2.      Syarat Surat yang Baik

Surat yang baik harus memenuhi syarat-syarat penyusunannya, yaitu (1) letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan, (2) pengetikan yang betul, jelas, bersih, dan rapi, (3) pemakaian kertas yang sesuai, (4) surat harus dinyatakan secara ringkas dan ekspilit (tegas), dan (5) bahasa yang digunakan harus bahasa yang baku atau sesuai dengan kaidah ketatabahasaan, seperti pemakaian huruf kapital, pemakaian tanda baca, pemilihan kata, dan bahasa surat harus efektif (logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik).

Dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar dalam surat-menyurat resmi, dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi. Itulah sebabnya dalam surat resmi harus menggunakan bahasa yang baik dan benar.

3.      Pembagian Surat

Menurut isinya surat dapat dibagi menjadi tiga macam, yaitu (1) surat pribadi, (2) surat niaga, dan (3) surat dinas/ resmi.

Surat pribadi merupakan surat yang dibuat oleh seseorang yang berisi kepentingan pribadi, tanpa terikat kepada bentuk yang telah ditentukan, kecuali penempatan alamat yang dituju dan si pengirim.

Surat niaga merupakan surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis dalam dunia bisnis, sedang surat dinas/surat resmi merupakan surat yang digunakan sebagai komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Yang tergolong surat resmi adalah sebagai berikut :

1.	pengumuman	8.	surat tugas
2.	surat edaran	9.	surat kuasa
3.	surat permohonan	10.	surat lamaran pekerjaan
4.	surat laporan	11.	surat undangan
5.	surat pengantar	12.	surat perjanjian, dan
6.	surat keputusan	13.	nota dinas
7.	surat instruksi

Catatan:

            Surat perjanjian, surat sewa-menyewa, surat jual beli, surat wasiat, akta, dan yang sejenis dengan itu biasanya tidak disebut surat dinas, tetapi surat resmi. Surat resmi dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan.

4.      Format Surat

Yang dimaksud dengan format surat adalah tata letak dan atau posisi bagian-bagian surat, termasuk di dalamnya penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, tembusan, dll. Pada umumnya, format surat yang dipakai oleh berbagai instansi, antara lain (1) format lurus penuh, (2) format lurus, (3) format setengsh lurus, (4) format lekuk, dan (5) format paragraf menggantung.

Oleh karena format setengah lurus merupakan bentuk surat satu-satunya yang disarankan oleh Pusat Bahasa Jakarta, maka hanya format ini yang dibicarakan di sini.

Yang dimaksud dengan format setengah lurus adalah bentuk surat yang meletakkan tanggal surat dan penandatangannya di sebbelah kanan atas dan kanan bawah. Format setengah lurus mengenal alinea baru pada bagian-bagiannya. Berikut ini adalah gamabar format setengah lurus.

Format setengah lurus

KEPALA SURAT

Nomor    : ….                                                         24 Oktober 2011 Lampiran: …. Hal          : …. Yang terhormat …. …………………... …………………... Dengan hormat,       (salam pembuka)                ……………………………………… (paragraf pembuka) ………..……………………………………………………………. …………………………………………                ……………………………………………………………. ……………………………………………………………………… ……………………………………………… (paragraf isi)               …………………………………………………………….. ……………………………………………………………………… …………………………  (paragraf penutup)                                             (salam penutup)    ……………………                                              (tanda tangan)      ……………………                                               (nama jelas)        ……………………                                               (jabatan)              …………………... Tembusan: ……………… ……………… Inisial

5. Bagian-bagian Surat

            Yang dimaksud dengan bagian-bagian surat adalah seperti yang dibicarakan berikut ini.

1)      Kepala surat atau kop surat,

2)      Tanggal surat,

3)      Nomor surat,

4)      Lampiran surat,

5)      Hal atau perihal surat,

6)      Alamat yang dituju,

7)      Salam pembuka,

8)      Paragraf pembuka surat,

9)      Paragraf isi surat,

10)  Salam penutup,

11)  Paragraf penutup surat,

12)  Tanda tangan,

13)  Nama jelas penanda tangan,

14)  Tembusan, dan

15)  Inisial

5.1 Kepala Surat atau Kop Surat

            Dalam kepala surat yang lengkap tercantum hal-hal yang biasanya sudah tercetak, seperti nama instansi atau badan, alamat kantor secara lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, dan lambang istansi atau logo.

            Apabila instansi atau badan tersebut bergerak dalam bidang bisniis atau dunia usaha, selain di atas, dalam kepala surat tercantum juga alamat kantor cabang, nama bank, dan jenis usaha.

            Penulisan/ pencentakan kepala surat disarankan agar mematuhi ketentuan-ketentuan kebahasaan, yakni: cetaklah nama instansi atau badan yan bersangkutan dengan huruf capital semua pada bagian atas kertas, di tengah-tengah secara simetris kiri-kanan, alamat kantor dialamatkan dengan huruf-huruf awal capital, kecuali kata tugas, atau dengan huruf capital seluruhnya sebagaimana nama instansi, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi; unsure alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung; jalan ditulis lengkap jalan, bukan disingkat Jl. Atau Jln; jika kantor tersebut memiliki nomor telepon dituliskan kata telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula disingkat Tilp. Atau Telp; tulisan kata

 Kotak Pos jika kantor tersebut juga memiliki nya, bukan P.O. Box, apabila kantor tersebut juga memiliki nomor teleks, hendaknya dicantumkan secara benar, bukan dengan penulisan Teleks.

5.2 Tanggal Surat

            Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum pada kalimat surat. Selanjutnya nama bulan jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (Januari menjadi Jan. atau 01). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggalnya tidak dibutuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung.

KEPALA SURAT

9 Januari 2010

5.3 Nomor Surat

            Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua, atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik (.), kemudian diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda  baca apapun.

            Contoh penulisan nomor dan kode surat yang benar.

            Nomor : 2193/ J24.1.2/PP/1999

            No. : 2193/J24.1.2/PP/1999

5.4 Lampiran

            Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian cantumkan jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apapun.

            Contoh penulisan lampiran yang benar.

            Lampiran         : Satu berkas

            Lamp.              : Dua Eksemplar

            Jika tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu dilampirkan sehingga tidak akan terdapat kata Lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol.

            Lampiran         : --               seharusnya ditiadakan

            Lampiran         : 0

5.5 Hal Surat

            Dalam surat dinas kita sering menjumpai kata Perihal. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim atau memiliki makna yang sama, sebaiknya digunakan kata Hal karena lebih singkat dan mengandung makna langsung ke tujuan. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali dengan huruf capital, sedangkan yang lain ditulis dengan huruf kecil.

Pokok surat tidak ditulis panjang-panjang, tetapi singkat dan jelas, serta mencangkup seluruh pesan yang ada dalam surat.

Penulisan hal surat yang salah.

Hal      : Mohon Kesediaan Menjadi Pemakalah.-

Hal      : Pelaksanaan ujian semester.-

Penulisan hal surat yang benar.

Hal      : Mohon menjadi pemakalah

Hal      :  Pelaksanaan ujian

5.5 Alamat dalam Surat

            Pedoman penulisan alamat surat adalah sebagai berikut.

1)      Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan kata tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.

2)      Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intra kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal.

3)      Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti tanda titik), atau Yang terhormat (tidak diikuti titik atau koma).

4)      Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak , Saudara, atau Sdr.

5)      Jika nama oranng yang dituju bergelar akademik yang ditulis depannya, seperti Drs, Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, atau saudara tidak digunakan. Demikian jiga jika alamat yang dituju memiliki pangkat, seperti sersan atau colonel,camat atau bupati, kata sapaan tidak digunakan, karena yang dituju adalah pangkat atau jabatan orang tersebut. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak terhimpit dengan gelar akademik, pangkat, atau jabatan.

Penulisan alamat yang benar.

Yth. Bapak Darwina Mirhad

Yth. Drs. Darwina Mirhad

Yth. Bupati Kotawaringin Timur

Yth. Ibu Sulastri

Yth. Sersan Mayor Polwan Sulastri

6)      Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Begitu juga nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan dengan huruf capital setiap awal kata. Selanjutnya,nama kota dan provinsi dituliskan degan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun.

Contoh penulisan alamat yang salah.

Kepada Ytr. Bapak Ir. Dipanegara

Jalan Buntar V, No.2

Bandung

JAWA BARAT

Contoh penulisan alamat yang benar.

Yth. Ir Dipanegara

Jalan Buntar V, No. 2

Bandung

Jawa Barat

5.7 Salam Pembuka

            Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital. Sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil semuanya dengan diikuti tandaa koma (,).

            Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah seperti di bawah ini.

            Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

            Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)

            Saudara … yang terhormat

            Dalam surat dinas yang bersifat khusus digunakan salam pembuka yang sesuai dengan lingkungannya. Perhatikanlah contoh berikut ini.

            Salam pembuka,

            Para jemaat yang dikasihi Tuhan,

            Assalamualaikum W.W.,

5.8 Isi Surat

a) Paragraf Pembuka Surat

            Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiaannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pada surat dinas yang berisi pemberitahuan adalah sebagai berikut.

(1)   Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak pelaksanaan ujian dinas di lingkungan ….

(2)   Sehubungan dengan surat kami tanggal 9 Mei 1999 No. 425/F-1/V/1999, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan bebas tugas dari Pimpinan Saudara.

Contoh pengantar kalimat pada paragraf  pembuka surat balasan adalah sebagai berikut.

(1)   Surat Anda tanggal 24 Oktober 1999, No. 221/H.1/X/1999 sudah kami terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin menanggapi sebagai berikut.

(2)   Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 21 Maret 1999 tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal sebagai berikut.

Catatan :

Kata Kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau instansi. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

b) Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya

            Setiap paragraph isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraph yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf hendaknya pendek, tetapi jelas.

            Rumusan isi surat juga harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap sepele, apalagi meremehkan terhadap orang lain, jangan sekali-sekali menghina atau mempermainkannya.

c) Paragraf Penutup

            paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Perhatikan contoh berikut ini.

(1)   Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih

(2)   Kami harap agar kerjasama kita membuahkan hasil dan berkembang terus.

(3)   Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.

(4)   Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.

(5)   Pada kesempatan berikutnya kami akan memprioritaskan lamaran Saudara.

5.9 Salam Penutup

            Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah komunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim.

            Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil, dan sesudah itu dibutuhkan tanda koma (,). Perhatikan contoh berikut.

Salam takzim,

Hormat kami,

Salam kami,

Wassalam,

5.10 Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jawaban

            Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Namun jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung atau tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.

            Contoh tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.

            Tanda tangan

            (Drs. MUHD. AL RIDWAN)

            KEPALA

            Contoh tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.

            Tanda tangan

            Drs. Muhd. Al Ridwan

            Kepala

5.11 Tembusan

            Kata Tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor, lampiran, dan hal, sejajar dengan penanda tangan surat. Kata Tembusan diikuti tanda titik dua ( : ), tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi surat itu lebih dari dari satu, nama-nama instansi diberi nomor urut. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instansi tidak diberi nomor. Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kepada Yth, Kepada Yth, sebagai laporan, atau sebagai undangan, dan sebagainya. Selanjutnya, pencantuman kata arsip atau file pada nomor terakhir tidak dibenarkan, karena tidak ada manfaatnya, sebab sudah pasti setiap surat dinas memiliki arsip yang harus disimpan.

Penulisan tembusan yang salah

Tembusan :         

1.      Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan)

2.      Yth. Kepala Bagian Tata Usaha (sebagai undangan)

3.      Sdr. Marwoto (agar dilaksanakan)

4.      Arsip

Penulisan tembusan yang benar.

Tembusan :

1.      Direktur Sarana Pendidikan

2.      Kepala Bagian Tata Usaha

3.      Sdr. Marwoto

5.12 Inisial

            Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga bila terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik dapat dihubungi dengan mudah.

            Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri. Perhatikan contoh di bawah ini.

SR/ebe

SR singkatan nama pengonsep : Said Rahman

Ebe singkatan nama pengetik : Endang Bawi